Le contexte
La Fabique, école de cuisine parisienne, gérait plus de 200 inscriptions par mois sur 30 ateliers différents. Tout le pipeline, qualification, devis, relances, encaissement, passait par Gmail et un fichier Excel partagé.
Résultat : 4 à 5 jours par mois consommés en pure administration commerciale, des leads qui passaient à la trappe, et zéro visibilité sur le pipe en temps réel.
Notre approche
Phase 1, On a cartographié le parcours réel d’un lead, depuis le formulaire d’intérêt jusqu’à la facturation. On a identifié 7 points de rupture et 12 actions répétitives parfaitement automatisables.
Phase 2, On a remplacé Excel par Airtable comme source de vérité, branché un workflow Make qui orchestre les relances, et ajouté une couche IA (OpenAI) pour rédiger les devis personnalisés selon le profil du lead.
Phase 3, On a formé l’équipe commerciale sur 2 demi-journées et mis en place un suivi hebdomadaire pendant 6 semaines pour ajuster.
On a récupéré quasiment une semaine par mois, et on dort beaucoup mieux. Plus aucun lead ne passe à la trappe.
Sophie L., directrice, La Fabique
Les résultats
- Temps de traitement par inscription divisé par 3 (de 24 min à 7 min en moyenne).
- 100% des leads relancés automatiquement à J+2 et J+7, avec un message personnalisé.
- Tableau de bord hebdo automatique, pipe, conversion, top ateliers, envoyé chaque lundi sur Slack.
- ROI atteint en 4 mois sur le seul gain de temps administratif.